Audyt: Diagnostyka procesów w kancelarii
Jak wygląda dzień audytu w Ality-dev?
Wchodzimy do Twojej kancelarii zazwyczaj o godzinie 8:45, żeby zobaczyć, jak zespół zaczyna pracę. Przez blisko 7 godzin obserwujemy, jak Twoi pracownicy obsługują pocztę, tworzą pisma i archiwizują dokumenty. Nie oceniamy ich wiedzy prawniczej, bo na tym znasz się najlepiej. My patrzymy na to, ile razy klikają w te same przyciski w Wordzie czy Outlooku. W październiku 2024 roku u jednego z naszych klientów w Zielonej Górze zauważyliśmy, że starszy prawnik poświęcał 42 minuty na ręczne formatowanie prostej umowy najmu. To czas, za który klient rzadko chce płacić, a Ty tracisz na tym realne pieniądze każdego dnia.
8 konkretnych zmian na Twoim biurku
Nie dostaniesz od nas grubego segregatora z teorią, której nikt nie przeczyta. Zamiast tego przygotowujemy prostą listę 8 punktów do poprawy. Zawiera ona tylko takie zmiany, które możesz wdrożyć w kolejny wtorek przed obiadem. Dla przykładu, w zeszłym miesiącu dla kancelarii z 6-osobowym zespołem zaproponowaliśmy zmianę struktury folderów i wprowadzenie 3 gotowych makr w Wordzie. Skróciło to czas przygotowania standardowego pozwu o zapłatę z 1 godziny 40 minut do zaledwie 23 minut. Pokazujemy, jak wykorzystać funkcje systemów, które już masz opłacone, ale z nich nie korzystasz.
Wyjdź z biura o 16:00 dzięki automatyzacji
Większość właścicieli kancelarii siedzi po godzinach, bo muszą poprawiać błędy po asystentach lub gonić terminy. Nasz audyt wykazuje, jak wyeliminować pomyłki u źródła. Jeśli Twój zespół przestanie ręcznie przepisywać dane z PDF-ów do arkuszy, ryzyko błędu w sygnaturze akt spadnie o około 31%. W Ality-dev stawiamy na pragmatyzm. Od 2021 roku przeanalizowaliśmy procesy w 37 różnych biurach prawnych. W każdym z nich znaleźliśmy co najmniej 2 zadania, które dało się zautomatyzować w 15 minut przy zerowym koszcie dodatkowym. Chodzi o to, żebyś miał czas na merytorykę, a nie na pilnowanie kropek i przecinków.
Instrukcja wdrożenia krok po kroku
Po naszej wizycie otrzymasz plik PDF, który jest gotową instrukcją dla Twojego administratora IT lub sekretariatu. Nie namawiamy na drogie oprogramowanie za 14 000 zł rocznie, jeśli Twoja skala tego nie wymaga. Skupiamy się na rozwiązaniach, które zwracają się po 2 miesiącach normalnej pracy. Na przykład, wdrożenie prostego systemu do rezerwacji spotkań w kancelarii Tomasza Nowaka w Gorzowie pozwoliło odzyskać 3,4 godziny miesięcznie, które wcześniej marnowano na ustalanie terminów przez telefon. To są proste zmiany, które dają oddech całemu zespołowi.
Sprawdzone na 37 kancelariach
Nasz zespół to 4 specjalistów, którzy wiedzą, jak wygląda codzienność w polskiej kancelarii. Nie jesteśmy teoretykami. Wiemy, że w małym biurze liczy się każda zaoszczędzona godzina. Szczerze powiemy Ci, jeśli Twoje procesy są już zoptymalizowane – choć w ciągu ostatnich 11 miesięcy taka sytuacja nam się nie przytrafiła. Zawsze udaje się odzyskać przynajmniej 12,5% czasu pracy zespołu poprzez uporządkowanie obiegu informacji. Bez lania wody i bez zbędnych inwestycji w gadżety, których nikt nie potrzebuje.