Automatyczny obieg 124 dokumentów w Kancelarii Anny Sowy

Wyzwanie

W lipcu 2024 roku Anna i jej jedyna asystentka spędzały 14 godzin tygodniowo na ręcznym sprawdzaniu terminów i kopiowaniu danych z maili do Worda. Największym problemem były uciekające daty uzupełnienia braków formalnych, co w jednym kwartale doprowadziło do 3 niepotrzebnych skarg. Asystentka spędzała średnio 32 minuty na przygotowaniu jednego prostego wniosku o wgląd w akta, bo musiała każdorazowo szukać danych klienta w trzech różnych arkuszach Excela.

Chaos w papierach sprawiał, że klienci dzwonili po 4 razy dziennie z pytaniem, czy ich pismo już wyszło. To odrywało Annę od pisania skomplikowanych opinii prawnych, za które realnie zarabia pieniądze. Szczerze mówiąc, biuro było na granicy wydolności przy obecnym składzie osobowym.

Podejście

Nasz dwuosobowy zespół spędził 3 dni w biurze Anny, żeby dokładnie rozpisać ścieżkę każdego z 14 najczęściej używanych wzorów dokumentów. Nie bawiliśmy się w teoretyczne wykłady, tylko usiedliśmy przy biurku asystentki w poniedziałek o 9:00. Wybraliśmy narzędzia, które Anna już znała, ale nie potrafiła ich ze sobą połączyć.

Zaczęliśmy od czyszczenia bazy danych, w której przez 4 lata nazbierało się sporo błędów w nazwiskach i sygnaturach. Przez pierwsze 12 dni skupiliśmy się wyłącznie na tym, żeby system automatycznie rozpoznawał, kiedy przychodzi pismo z sądu i nadawał mu odpowiedni priorytet w kalendarzu. To był kluczowy krok, żeby odciążyć głowę właścicielki kancelarii.

Rozwiązanie

Zbudowaliśmy centralną bazę w Airtable, która działa jak prosty mózg kancelarii. Teraz, gdy Anna wpisuje numer sprawy, system automatycznie generuje PDF z wnioskiem, uzupełniając dane sądu, klienta i sygnaturę w 3 sekundy. Dodaliśmy moduł powiadomień SMS, który idzie do klienta w momencie, gdy pismo trafia do wysyłki.

Zautomatyzowaliśmy też kalendarz terminów. Co wtorek o 8:15 rano Anna dostaje na maila listę zadań na najbliższe 7 dni, gdzie każde zadanie ma bezpośredni link do roboczego dokumentu. Wyeliminowaliśmy potrzebę ręcznego wpisywania tych samych danych do 14 różnych szablonów, zamieniając to na jeden prosty formularz wejściowy.

Rezultaty

Dzięki wdrożeniu asystentka odzyskała ponad 11 godzin pracy tygodniowo, a Anna przestała martwić się o błędy w prostych pismach. System działa stabilnie od sierpnia 2024 roku.

Harmonogram

1. 5 Sierpnia 2024
   Audyt 14 kluczowych wzorów dokumentów i mapowanie procesów.
2. 19 Sierpnia 2024
   Uruchomienie pierwszej wersji generatora pism w Airtable.
3. 2 Września 2024
   Szkolenie asystentki i testy modułu powiadomień SMS.
4. 15 Października 2024
   Pełne wdrożenie i raport z pierwszych 30 dni pracy systemu.