Jak skróciłem pisanie wniosków o 3,2 godziny dziennie
Siedziałem w biurze do 20:15, bo musiałem przygotować 12 pism dla jednego klienta, w kółko wpisując ten sam numer PESEL i adres zamieszkania. Czułem, że moja praca polega bardziej na kopiowaniu tekstu niż na prawie, więc postanowiłem to zmienić prostymi narzędziami, które każdy ma w komputerze.
Koniec z błędami w numerach PESEL
W mojej praktyce przy 83 aktywnych sprawach, błędy w danych osobowych były plagą. Przez 4 lata prowadzenia kancelarii co najmniej raz w miesiącu zdarzało się, że ktoś pomylił cyfrę w numerze PESEL lub źle wpisał kod pocztowy. Każdy taki błąd to konieczność pisania pisma przewodniego z poprawką i strata co najmniej 35 minut na ponowne drukowanie i wysyłkę. To był klasyczny brak porządku w danych, który generował realne straty finansowe.
Postanowiliśmy, że dane klienta wpisujemy tylko raz do bezpiecznego arkusza. Od tego momentu system Ality-dev pomógł nam zrozumieć, że dane to fundament. Gdy raz zweryfikujemy PESEL, pojawia się on automatycznie w 12 różnych pismach procesowych. Dzięki temu w całym 2023 roku nie mieliśmy ani jednego zwrotu wniosku z przyczyn formalnych dotyczących błędnych danych strony. To pozwoliło nam zaoszczędzić na samych znaczkach pocztowych około 240 złotych kwartalnie.
Błąd w jednym numerze PESEL kosztował nas kiedyś 35 minut jałowej pracy i 14 złotych za list polecony.
Jak odzyskałem 3,2 godziny każdego dnia
Zmierzyłem to stoperem w telefonie 14 kwietnia. Przygotowanie kompletu dokumentów dla nowego klienta zajmowało średnio 44 minuty. Przy trzech nowych klientach dziennie daje to ponad 2 godziny samej 'klepanki' tekstu. Do tego dochodzi sprawdzanie, formatowanie i poprawianie literówek. Sumarycznie uciekało nam 3,2 godziny dziennie. To czas, za który klient mi nie płaci, bo płaci mi za poradę prawną, a nie za umiejętność szybkiego pisania na klawiaturze.
Po wdrożeniu prostych szablonów, ten czas skrócił się do 8 minut na klienta. Teraz po prostu wybieram nazwisko z listy rozwijanej i wszystkie 12 pism drukuje się gotowych do podpisu. Odzyskane 3 godziny dziennie przeznaczyłem na analizę trudniejszych spraw, co pozwoliło mi zamknąć 156 projektów w zeszłym roku bez zatrudniania dodatkowego prawnika. To konkret, który widać na koncie pod koniec miesiąca.
Nie było to łatwe na początku, bo musiałem przejrzeć wszystkie stare umowy i wnioski. Musiałem wyczyścić je z niepotrzebnych ozdobników i ujednolicić czcionki. Ale po 5 dniach pracy system zaczął działać bezbłędnie. Szczerze mówiąc, to była najlepsza decyzja biznesowa od 2019 roku, kiedy otworzyłem biuro przy ul. Podgórnej.
Zamiast 44 minut, teraz przygotowanie kompletu pism zajmuje nam dokładnie 8 minut.
Moja asystentka wreszcie lubi swoją pracę
Agnieszka pracowała u mnie od 3 lat i widziałem, że kopiowanie danych z dowodów osobistych do tabelek ją wykańczało. Była sfrustrowana i zmęczona powtarzalnością. Kiedy wprowadziliśmy automatyzację, jej rola zmieniła się z 'maszyny do pisania' w osobę, która faktycznie zarządza obiegiem informacji. Teraz ona pilnuje terminów i kontaktuje się z 47 aktywnymi klientami, a dokumenty generują się 'półautomatycznie'.
Dzięki temu, że odciążyliśmy ją od nudnych zadań, Agnieszka zaczęła sama proponować ulepszenia w innych procesach kancelarii. Skróciliśmy czas odpowiedzi na maile od klientów z 6 godzin do mniej niż 2 godzin. Klienci to zauważyli i częściej nas polecają. W zeszłym kwartale 23% nowych zleceń przyszło z polecenia osób, które chwaliły szybkość naszego działania. To efekt uboczny automatyzacji, o którym wcześniej nie myślałem.
Pierwsze kroki dla Twojej kancelarii
Jeśli chcesz zacząć, nie rzucaj się na głęboką wodę. Wybierz 3 najbardziej powtarzalne dokumenty. U mnie to były: umowa zlecenia, pełnomocnictwo i wniosek o wpis do rejestru. Stwórz dla nich jedną bazę danych. Nie potrzebujesz do tego informatyka. W Ality-dev pokazują, jak to zrobić samodzielnie w parę godzin. Pamiętaj tylko, żeby trzymać się raz ustalonego formatu danych, bo inaczej w plikach zrobi się bałagan.
Wyjdź z biura o 16:00, zamiast siedzieć do nocy nad stertą papieru. Ja zacząłem od małych kroków 12 maja i po trzech tygodniach cała kancelaria działała już na nowych zasadach. Dzisiaj obsługujemy 156 projektów rocznie z tą samą liczbą osób, co dwa lata temu przy połowie tej liczby zleceń. To jedyna droga, żeby nie zwariować w zawodzie prawnika i mieć czas na życie poza paragrafami.
