Skrócenie czasu tworzenia umów o 42% w Kancelarii Piotrowski
Wdrożyliśmy automatyczne generatory pism oparte na 23 zmiennych. Prawnicy zamiast 1,5 godziny poświęcają na umowę 14 minut.
Kancelaria Piotrowski i Wspólnicy borykała się z rosnącą liczbą powtarzalnych umów najmu komercyjnego, które blokowały czas trzech starszych prawników. Zespół Ality-dev wdrożył system automatyzacji dokumentów, który wyeliminował ręczne wpisywanie danych i sprawdzanie błędów w klauzulach.
Wyzwanie
W marcu 2024 roku zespół liczący 7 osób obsługiwał 43 stałych klientów korporacyjnych, generując średnio 112 dokumentów miesięcznie. Każda umowa najmu wymagała około 90 minut pracy, z czego prawie 40 minut zajmowało samo formatowanie i uzupełnianie danych adresowych oraz kwot czynszu.
Błędy w numerach KRS czy datach płatności zdarzały się w co szóstej umowie, co wymuszało dodatkowe 32 minuty na poprawki i ponowną weryfikację. Kancelaria traciła około 4 600 PLN miesięcznie na samej nieefektywnej pracy biurowej wysokiej klasy specjalistów, którzy zamiast analizy ryzyka, zajmowali się kopiowaniem danych z arkuszy Excel.
Podejście
Prace rozpoczęliśmy od audytu 14 najczęściej używanych wzorów pism, identyfikując 23 powtarzalne zmienne, takie jak terminy wypowiedzenia czy limity kar umownych. W zespole wdrożeniowym Ality-dev pracowały 2 osoby: programista oraz konsultant prawny z 8-letnim stażem w obsłudze procesowej.
Zastosowaliśmy metodę mapowania logicznego, gdzie każda sekcja umowy została rozbita na moduły warunkowe. Przykładowo, wybór opcji 'Najemca instytucjonalny' automatycznie dołączał 3 konkretne klauzule zabezpieczające, których wcześniej prawnicy musieli szukać w starych plikach Word.
Rozwiązanie
Dostarczyliśmy dedykowany generator dokumentów oparty na chmurze, który integruje się z bazą danych klientów kancelarii. System posiada intuicyjny formularz, gdzie po wpisaniu NIP-u kontrahenta, reszta danych pobierana jest automatycznie, co skraca proces z 15 minut do 2,3 minuty.
Dodatkowo wdrożyliśmy mechanizm 'Smart-Logic' dla 8 rodzajów umów handlowych. Prawnik zaznacza tylko ryzyka, które chce uwzględnić, a system składa gotowy tekst z zatwierdzonych wcześniej bloków prawnych. Całość działa w zamkniętym środowisku, co zapewnia bezpieczeństwo danych 43 klientów.
Rezultaty
Dzięki automatyzacji kancelaria odzyskała 76 godzin roboczych w skali miesiąca, co pozwoliło na przyjęcie 6 nowych zleceń bez zatrudniania kolejnego aplikanta.
Harmonogram
-
Marzec 2024Audyt 14 wzorów dokumentów i mapowanie 23 zmiennych logicznych.
-
Kwiecień 2024Budowa prototypu generatora i testy na 12 wybranych umowach najmu.
-
Maj 2024Szkolenie 7 pracowników i wdrożenie systemu do codziennej pracy.
-
Czerwiec 2024Finalna optymalizacja i weryfikacja wyników po 30 dniach użytkowania.
"Szczerze mówiąc, obawiałem się, że konfiguracja zajmie nam miesiące. Ality-dev zamknęło projekt w 12 tygodni, a moi prawnicy w końcu przestali narzekać na kopiowanie danych z Excela."