Case Study: 14 minut zamiast godziny

Problem: 3 prawników i setki godzin w Wordzie

W Kancelarii Piotrowski z Wrocławia proces przygotowania standardowej umowy najmu komercyjnego trwał średnio 61 minut. Zespół składał się z 3 prawników, którzy większość czasu spędzali na kopiowaniu danych z maili do dokumentów tekstowych. Błędy w numerach PESEL czy stawkach czynszu zdarzały się średnio w 13% wszystkich przygotowywanych pism, co wymuszało czasochłonne korekty i telefony do klientów. To był klasyczny przykład lania wody w procesach, gdzie biurokracja zjadała zyski z marży.

Rozwiązanie: Automatyzacja zamiast kopiowania

Zamiast szukać skomplikowanych systemów, wdrożyliśmy proste szablony Ality-dev oparte na logice warunkowej. Zmapowaliśmy 23 kluczowe zmienne, takie jak terminy płatności, dane stron i kaucje. Teraz asystent wypełnia jeden krótki formularz, a system sam generuje gotowy plik .docx w czasie krótszym niż 4 minuty. Prawnik dostaje gotowy dokument tylko do finalnej weryfikacji merytorycznej, co zajmuje mu teraz 11 minut zamiast godziny. Bez zbędnego klikania w formatowanie akapitów.

Efekty: Konkret zamiast teorii

Całe wdrożenie nowych narzędzi zamknęliśmy w 16 dniach roboczych, wliczając w to szkolenie całego zespołu. W pierwszym pełnym miesiącu po zmianach (październik 2024), kancelaria przygotowała 58 umów bez ani jednej nadgodziny. Wcześniej taki wynik oznaczałby siedzenie w biurze do 19:00 przez co najmniej dwa tygodnie w miesiącu. Koszt wdrożenia zwrócił się już po 3,5 miesiąca pracy, licząc realną stawkę godzinową prawnika na poziomie 265 zł netto.

Jakość pracy i brak błędów

Dzięki automatyzacji wyeliminowaliśmy błędy w danych rejestrowych spółek, które wcześniej były zmorą sekretariatu. System Ality-dev pilnuje, aby każda kropka i przecinek były na swoim miejscu zgodnie z ustalonym wzorcem. Prawnicy wreszcie mogą skupić się na analizie ryzyka prawnego, a nie na sprawdzaniu, czy w czwartym paragrafie nie ma literówki w nazwisku najemcy. To realna zmiana, która pozwoliła zespołowi Piotrowskiego wychodzić z biura o 16:00, zachowując ten sam poziom przychodów.

Plany na przyszłość i smart kontrakty

W grudniu 2024 roku rozpoczęliśmy drugi etap współpracy, który obejmuje wdrożenie prostych smart kontraktów do monitorowania terminów wypowiedzeń. Obecnie kancelaria zarządza portfelem 147 aktywnych umów najmu i system sam wysyła powiadomienia o zbliżających się terminach waloryzacji czynszu. Dzięki temu prawnik poświęca na ten proces tylko 18 minut tygodniowo, zamiast przekopywania się przez arkusze w Excelu. To czysty konkret, który sprawia, że LegalTech przestaje być tylko modnym hasłem, a staje się narzędziem zarobkowym.