Dlaczego 7 na 10 prawników boi się technologii?
Większość rozmów o automatyzacji w prawie kończy się na zachwytach nad sztuczną inteligencją, ale w małych biurach problem leży gdzie indziej. Kiedy w zespole są 4 osoby, wprowadzenie nowego narzędzia do pisania pism to nie jest zmiana techniczna, tylko emocjonalna rewolucja. W Ality-dev widzimy to za każdym razem, gdy wchodzimy do kancelarii, która od 11 lat pracuje na tych samych wzorach w Wordzie.
Mit zastąpienia przez algorytmy
Większość prawników, z którymi rozmawialiśmy w pierwszym kwartale 2024 roku, zadaje to samo pytanie: czy ja jeszcze będę potrzebny? To naturalna reakcja obronna organizmu na coś, czego nie rozumiemy. W małych zespołach, liczących od 3 do 5 osób, każdy czuje się ekspertem w swojej dziedzinie. Kiedy nagle pojawia się narzędzie, które generuje pozew w 4 minuty, pojawia się dysonans poznawczy. Człowiek zaczyna się zastanawiać, czy jego 5 lat studiów i 3 lata aplikacji poszły na marne, skoro maszyna robi to samo szybciej.
W rzeczywistości automatyzacja, której uczymy w Ality-dev, nie dotyka istoty pracy prawnika, czyli myślenia i strategii. Ona zabiera tylko to, co nudne i powtarzalne. Podczas audytu w marcu 2024 roku w jednej z kancelarii cywilnych odkryliśmy, że starszy prawnik spędza 31% swojego dnia na formatowaniu marginesów i wpisywaniu numerów PESEL. To jest marnowanie potencjału, za który klient płaci 300 PLN za godzinę. Przełamanie tego strachu zaczyna się od pokazania, że program to po prostu lepszy długopis, a nie nowy pracownik.
Automat nie ma aplikacji prawniczej, nie pójdzie do sądu i nie pocieszy klienta. On tylko szybciej wypełnia tabelki.
Dynamika małego zespołu w Zielonej Górze
Praca w małej kancelarii ma swoją specyfikę, o której często zapominają twórcy wielkich systemów informatycznych. Tutaj każda zmiana jest osobista. Jeśli w zespole są 4 osoby, to każda z nich ma ogromny wpływ na kulturę pracy. W maju 2024 roku pomagaliśmy kancelarii przy ul. Podgórnej wdrożyć prosty system zarządzania dokumentami. Największym wyzwaniem nie był kod, ale przekonanie pani Joanny, która od 12 lat zarządza archiwum papierowym. Dla niej nowa ikona na pulpicie była symbolem chaosu, a nie porządku.
Zastosowaliśmy metodę małych kroków. Zamiast zmieniać wszystko naraz, zautomatyzowaliśmy tylko jeden rodzaj pisma — wezwanie do zapłaty. W czerwcu zespół wysłał 47 takich wezwań za pomocą dwóch kliknięć. Kiedy reszta zespołu zobaczyła, że pani Joanna nie musi już walczyć z drukarką przez pół godziny, lęk zamienił się w ciekawość. To pokazuje, że w małej firmie technologię wprowadza się przez budowanie zaufania do narzędzia, a nie przez narzucanie go odgórnie przez szefa. Bez lania wody, po prostu pokazaliśmy, że to działa.
Ważnym aspektem jest też lokalny kontekst. W Zielonej Górze czy okolicach nie ma presji na bycie 'hi-tech' za wszelką cenę. Liczy się to, czy klient dostanie dokument na czas i czy w kasie będzie się zgadzać. Dlatego nasze kursy w Ality-dev są skrojone pod takie właśnie potrzeby. Nie uczymy budowania rakiet, tylko naprawiania cieknącego kranu w procesach prawnych. To podejście sprawia, że 7 na 10 prawników, po przejściu naszego krótkiego wprowadzenia, przestaje czuć niechęć do ekranu.
W małej firmie każda zmiana jest osobista. Jeśli sekretarka boi się programu, cała kancelaria stoi w miejscu.
3 konkretne kroki do przełamania oporu
Jeśli chcesz wprowadzić jakąkolwiek zmianę w swoim zespole w przyszłym tygodniu, zacznij od szczerej rozmowy przy kawie. Zapytaj swoich pracowników, co ich najbardziej irytuje w codziennej pracy. Zazwyczaj usłyszysz, że to szukanie starych plików albo błędy w danych adresowych. W lipcu 2024 roku przeprowadziliśmy taką ankietę w 14 małych biurach. Okazało się, że najwięcej stresu generuje nie brak wiedzy prawniczej, ale obawa przed głupią pomyłką w nazwisku klienta, która wyjdzie na rozprawie.
Drugim krokiem jest wspólne wybranie jednego procesu do poprawy. Nie próbuj naprawiać całego świata w jeden poniedziałek. Wybierz coś, co powtarza się co najmniej 15 razy w miesiącu. Może to być pełnomocnictwo albo prosta umowa najmu. Pokaż zespołowi, jak można to zrobić inaczej. W Ality-dev stosujemy zasadę 'zero stresu' — pierwsze testy robimy na fikcyjnych danych, żeby nikt nie bał się, że coś zepsuje. To buduje poczucie bezpieczeństwa, którego prawnicy potrzebują jak tlenu.
Trzeci krok to świętowanie małych sukcesów. Jeśli w sierpniu udało się zaoszczędzić 3.2 godziny na pisaniu wniosków do KRS, powiedz o tym głośno. Pokaż, że ten czas został wykorzystany na coś lepszego — na przykład na spokojny lunch bez dzwoniącego telefonu. Ludzie boją się technologii, bo myślą, że dołoży im ona pracy. Musisz im udowodnić, że jest dokładnie odwrotnie. Kiedy mecenas zobaczy, że w czwartek o 15:30 ma już wszystko gotowe na piątek, technologia stanie się jego najlepszym przyjacielem.
Wyniki, które mówią same za siebie
Spójrzmy na liczby, bo one nie kłamią. W jednej z kancelarii, z którą współpracujemy od września 2023 roku, liczba błędów w pismach procesowych spadła o 23% po wdrożeniu prostego automatu do danych. Zespół liczy 4 osoby i wcześniej każda z nich sprawdzała dokumenty po trzy razy. Teraz robią to raz, bo system pilnuje podstawowych pól. To oszczędność nie tylko czasu, ale i nerwów. Nikt już nie krzyczy w biurze o błędny numer rachunku bankowego w pozwie o zapłatę.
Inny przykład: małe biuro w Gorzowie Wielkopolskim skróciło czas przygotowania umowy spółki z 2 godzin do 24 minut. To nie jest teoria, to jest wynik zmierzony stoperem w listopadzie 2023 roku. Pracownicy, którzy wcześniej byli sceptyczni, teraz sami proponują nowe ulepszenia. W Ality-dev wierzymy, że to jest jedyna droga. Konkret zamiast teorii. Jeśli dasz ludziom narzędzia, które faktycznie ułatwiają im życie, przestaną się bać. Strach wynika z niewiedzy, a my tę niewiedzę zamieniamy w praktyczne umiejętności podczas naszych kursów LegalTech.
